Myślisz nad wprowadzeniem w swojej firmie systemu IVR? Przygotowaliśmy dla Ciebie wpis na temat: zapowiedź telefoniczna – co powinna zawierać? Dzięki temu dowiesz się jak prawidłowo skonstruować tego typu nagranie, aby wypaść przed dzwoniącymi na profesjonalistę. Zdajemy sobie sprawę, że to, co powinna zawierać zapowiedź telefoniczna, wcale nie jest takie oczywiste. Po lekturze naszego tekstu będziesz jednak wiedział, o co prosić firmę, która zajmuje się przygotowywaniem tego typu nagrań.
Czym są zapowiedzi telefoniczne IVR?
Zacznijmy od tego, że z zapowiedzią telefoniczną spotkał się chyba prawie każdy. Infolinie banków, rejestracja u lekarza – coraz więcej firm decyduje się na takie rozwiązanie. Niesie ono ze sobą wiele korzyści, między innymi w sytuacjach, w których:
- wszyscy pracownicy są obecnie zajęci,
- udostępniasz klientom tylko jeden numer (i ktoś ręcznie przełącza połączenia),
- ktoś dzwoni do firmy poza godzinami jej pracy,
- chcesz usprawnić obsługę dzwoniących.
Ale czym właściwie jest zapowiedź telefoniczna? To głos, który będzie reprezentował Twoją firmę przed dzwoniącymi osobami. Poinformuje on petenta, gdzie się dodzwonił oraz doprowadzi do tego, że połączy się on z odpowiednim działem lub uzyska interesujące go informacje. Można powiedzieć, że to nowy pracownik, którego zadaniem jest obsługa połączeń telefonicznych. Zapowiedzi telefoniczne to świetne rozwiązanie, które przyda się nie tylko w wielkich korporacjach, ale także w małych firmach. Kiedy wiesz już czym jest IVR przejdźmy do sedna – zapowiedź telefoniczna – co powinna zawierać?
Co powinna zawierać zapowiedź telefoniczna?
Jeśli zastanawiałeś się nad tym, jakie elementy powinna zawierać dobra zapowiedź telefoniczna, chętnie zaspokoimy Twoje pragnienie wiedzy. Poniżej krótko omówimy poszczególne informacje, które powinny się znaleźć w takiej zapowiedzi.
Powitanie dzwoniącego
Na początku należy dzwoniącego przywitać. W zależności od rodzaju prowadzonego przez Ciebie biznesu możesz wybrać mniej lub bardziej formalne powitanie. Najczęściej wystarczy “dzień dobry” “cześć” lub “witaj”, choć niektóre firmy decydują się na bardziej kreatywne rozwiązania. Powitanie jest ważne, bo utwierdza petenta w tym, że dodzwonił się tam, gdzie chciał.
Informacja o nagrywaniu rozmowy
Jeżeli zamierzasz nagrywać rozmowy, koniecznie musisz o tym poinformować dzwoniącego. Wystarczy tylko krótki komunikat. Jest to niezwykle ważne, ponieważ nagrywając rozmowy bez wiedzy i zgody osoby, która do Ciebie dzwoni łamiesz prawo.
Przetwarzanie danych osobowych (RODO)
Od 2018 roku w Polsce obowiązuje Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych. W związku z tym musisz poinformować dzwoniącego do Ciebie klienta o tym, kto będzie przetwarzał jego dane. Dobrze jest także krótko wskazać miejsce, w którym petent będzie mógł się zapoznać z obowiązującą w Twojej firmie polityką przetwarzania zebranych danych.
Możliwości kierunku rozmowy
Tak zwane drzewko ma za zadanie pokierować klientem, w taki sposób, aby połączył się z odpowiednim działem/osobą lub uzyskał potrzebne mu informacje. IVR przedstawi dzwoniącemu wszystkie możliwości rozmowy np.:
- Aby poznać naszą aktualną ofertę – wciśnij 1.
- Jeśli chcesz uzyskać informacje o godzinach pracy sklepu – wciśnij 2.
- Aby zapytać o status swojego zamówienia – wciśnij 3.
- By złożyć reklamację – wciśnij 4.
W przypadku, gdy wszystkie linie są zajęte, warto poinformować dzwoniącego o czasie oczekiwania na połączenie.
Odpowiedź jeżeli biuro jest zamknięte
Gdy klient dzwoni poza godzinami otwarcia biura, warto zadbać o to, by po przeklikaniu drzewka nie denerwował się, że od godziny czeka na połączenie. W takich przypadkach zapowiedź telefoniczna powinna zawierać krótką informację na temat tego, że obecnie firma jest zamknięta, ale zaprasza do kontaktu w określonych dniach i godzinach.
Gdzie zamówić zapowiedzi telefoniczne?
Kiedy wiesz już, co powinna zawierać zapowiedź telefoniczna i myślisz nad tym, by wprowadzić IVR do swojego biura, pojawia się kolejne pytanie. Kto ją dla Ciebie nagra? Jeśli szukasz firmy, która profesjonalnie zrealizuje dla Ciebie tego typu zamówienie, koniecznie zapoznaj się z naszą ofertą. Oferujemy nagrania lektorskie, a także zapowiedzi telefoniczne na najwyższym poziomie i w przystępnej cenie!
